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O sistema ERP e a gestão de documentos eletrônicos

Toda empresa tem uma rotina a seguir diariamente, a qual compreende uma série de atividades. Por esse motivo, acaba não sobrando tempo de dar uma atenção maior para aquelas que, por alguma eventual falha, não estão sendo desenvolvidas da forma correta. Esse tipo de situação é o que acaba trazendo problemas para a organização, como redução na produtividade e nos lucros.

Atualmente, diversos empresários deixaram as velhas planilhas para implantar um sistema de gestão ERP. O principal objetivo dessa decisão é automatizar e armazenar todas as informações do seu empreendimento, incluindo o faturamento, setor contábil, compras e vendas, estoque e fluxo de caixa, entre diversos outros.

Há alguns anos, era necessário um software diferente para cada área. Com o ERP, é possível armazenar todas as informações em um único sistema, facilitando o dia a dia da empresa e, dessa forma, evitando que os processos fiquem sujeitos a falhas, tornando-os mais práticos.

Essa tecnologia permite mais confiabilidade dos dados e das informações relacionadas aos diferentes setores da empresa. O sistema também contribui para a redução do retrabalho e auxilia no controle do andamento das atividades. Afinal de contas, o uso inteligente do ERP começa no planejamento da empresa.

Importância do ERP na gestão de documentos eletrônicos

O gerenciamento eletrônico dos documentos deve ser realizado com muita cautela. Além disso, é de suma importância que a pessoa delegada para essa função se atente às novas tendências da gestão da companhia, como, por exemplo, no caso de alguma mudança nas leis tributárias.

Outro fator importante é a organização de todos os documentos. Eles devem estar guardados em um local de fácil acesso, uma vez que é por meio deles que a legalidade da empresa pode ser confirmada, além de tornar mais fácil a administração das finanças do negócio.

Com o avanço da tecnologia, todos os procedimentos processuais de uma empresa, desde a automação e o armazenamento das informações até o faturamento de uma nota fiscal, podem ser realizados por meio de um sistema de gestão ERP. Há muito tempo que diversas organizações deixaram de lado o método tradicional por essa tecnologia mais completa.

Percebe-se que o ERP é uma solução tecnológica que vem dominando o mercado, não importa o segmento ou porte do negócio. Para as organizações, o sistema de gestão ERP representa mais praticidade na gestão de documentos, além de garantir total segurança, ou seja, evitar o vazamento de informações preciosas para a empresa.

Com o uso do ERP, gerar documentos virtuais ficou bem mais simples, tanto para o gestor como para os colaboradores. Isso se deve às funcionalidades que esse software possui, as quais permitem o armazenamento de diversos documentos em um único sistema. Essa tecnologia conta com as seguintes vantagens:

  • Informações convertidas em dados;

  • Permite mais segurança, já que somente pessoas autorizadas podem acessar as informações;

  • Mais praticidade e agilidade no acesso às informações;

  • Auxílio no processo de tomada de decisão;

  • Redução de tempo nos processos gerenciais;

  • Adequação ao cumprimento das legislações federais e municipais;

  • Unificação de todas as contas da empresa;

  • Redução no trabalho e retrabalho no setor contábil, tornando-o mais ágil;

  • Geração de relatórios diversos sobre o andamento das atividades diárias.

É importante que os gestores saibam da importância de ter em sua empresa um sistema de gestão capaz de atender a todas as necessidades do empreendimento. No caso de contar com planilhas convencionais e elas não estarem atendendo às suas expectativas, é importante identificar o momento de substituir as planilhas por um ERP e colocar isso em prática.

A Magistech atua no mercado há mais de 15 anos, auxiliando na implantação de soluções tecnológicas, como o sistema de gestão ERP para várias finalidades, como o sistema para lacticínios. A empresa tem como objetivo ofertar aos seus clientes as melhores soluções tecnológicas, de modo a contribuir com sua organização, produtividade e lucratividade.


Data de Publicação: 28/03/2019
Autor: Magistech
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